La dématérialisation des documents entrants : une opportunité pour la certification ISO 14001 des cabinets d’expertise comptable

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Un nombre significatif de cabinets d’expertise-comptable envisage de s’orienter vers une certification environnementale ISO 14000.

Selon Wilkipedia :

« La série des normes ISO 14000 désigne l’ensemble des normes qui concernent le management environnemental ». « Ces normes s’adressent donc à toutes les organisations, qui veulent mettre en œuvre une gestion visant à maîtriser son impact sur l’environnement ».

Cette orientation est excellente mais pour nous elle impose une réflexion tout au long de la chaine et pas seulement au cabinet d’expertise.

La mise en place de la dématérialisation dans un cabinet est la première pierre de cette orientation environnementale.

Mais cette orientation zéro papier doit commencer chez les clients du cabinet. Il ne nous semble pas souhaitable de conserver au cabinet les documents comptables des clients pendant une longue période. En effet cette méthode entraine au moins chez une partie des clients une augmentation du nombre de photocopies.

Quelle que soit la méthode d’approvisionnement du cabinet on constate que :

· Soit les clients conservent une photocopie des documents,

· Soit les clients transmettent des photocopies au cabinet,

· Parfois, mais ce n’est pas la solution, ils transmettent directement les originaux parce qu’ils ne s’intéressent pas beaucoup à la compta.

Pour réussir un véritable bond « environnemental » il nous semble indispensable de numériser l’ensemble des documents du client.

Cette numérisation peut se faire chez le client lui-même ce qui évite tous transports de documents papiers et tout déplacement uniquement « logistique ».

La préconisation d’une GED entreprise a ainsi de nombreux avantages :

· Elle permet de diminuer énormément la consommation de papiers et de photocopies dans l’entreprise.

· Les besoins d’archivage physique sont aussi diminués.

· Au niveau du cabinet il n’y a plus de circulation de documents papiers ni d’archivages.

· Les collaborateurs peuvent travailler n’importe où et pourquoi pas en partie en télétravail diminuant d’autant les déplacements inutiles.

· Le client n’est jamais dépossédé de ses factures,

· Etc.

Il faut savoir que malgré le développement de l’informatique la consommation de papier continue de progresser dans les économies développées.

Ainsi le magasine l’usine nouvelle présente le 23 octobre 2009 des chiffres impressionnants : « Au niveau mondial, 80% des forêts primaires ont disparu et 42% du bois exploité sert à fabriquer du papier. En 2008, un salarié imprimait toujours 28 pages par jour et les européens consomment 4 fois plus de papier que la moyenne mondiale ».

Les bénéfices de la dématérialisation sont bien plus larges que la simple diminution de la consommation de papiers. Néanmoins ce point reste important et surtout la période est vraiment favorable à la protection de l’environnement. Diminuer la consommation de papier c’est poser un acte utile mais permet aussi de donner une image positive de l’entreprise

La numérisation des documents comptables à la source réduit la consommation de papier.

Cette dématérialisation est souhaitée par les pouvoirs publics. Développer la dématérialisation c’est poser un acte citoyen.

· Le passage au « moins de papier », sinon au zéro papier peut permettre de donner une image « citoyenne » au cabinet.

· La dématérialisation permet de réduire les déplacements ce qui apporte un autre avantage environnemental.

Cette dématérialisation complète, aboutissement de la certification iso 14001, peut devenir un avantage concurrentiel des cabinets.

Le Cabinet peut avoir un rôle important de « vulgarisation » des pratiques de dématérialisation chez ses clients.

La proposition d’une Ged entreprise peut devenir un argument commercial pour le cabinet tout en lui apportant des avantages importants au niveau de l’activité du cabinet ne serait-ce qu’en permettant une réception plus fluide des documents et donc une diminution des pics d’activité.

[1] Voir : http://www.usinenouvelle.com/article/la-dematerialisation-peine-a-demontrer-son-interet-ecologique.N119794

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